공문서 작성 시론

공문의 의미

공문서--바로 공무문서입니다.기관, 단체, 기업, 사업단위가 각종 사무를 처리하는 과정에 형성된 체형이 완전하고 내용체계의 각종 서면자료를 가리키며 또는 문건이라고 한다.

공문서의 특징

1. 선명한 정치성이 있다.

2. 법정 저자가 있다.법정저자, 즉 법에 따라 설립되고 자신의 명의로 권리를 행사하고 의무를 부담할수 있는 조직이 있다.

3. 법적 권위와 특정한 격식이 있다.기관의 목구멍으로서 공문서는 기관을 대표하여 발언할 수 있으며 제발기관의 법정 권위를 대표할 수 있다.그러므로 공문서를 제작발부하려면 반드시 격식을 통일해야 하며 제멋대로 해서는 안된다.

4. 현실적인 효용이 있다.

공문서의 역할

1. 정보를 업로드하고 하달하며 서로 통하는 역할이 있다.

2. 업무 근거와 증빙의 역할이 있다.

3. 선전교육의 역할이 있다.

4. 사람들의 행위를 규정하는 규범적인 역할이 있다.

공문의 격식

공문의 격식은 일반적으로 제목, 주송기관, 본문, 부속서, 발문기관(또는 기관용장), 발문시간, 사송단위, 문건판두, 공문번호, 기밀등급, 긴급정도, 열독범위 등 항목을 포함한다.

1. 제목.공문 제목은 발문 기관, 발문 사유, 공문 종류 세 부분으로 구성되며, 이를 공문 제목의'3요소'라고 한다.례를 들면 ≪ 1997년도 선진일군표창에 관한 연화그룹리사국의 통지 ≫ 라는 문건제목에서"연화그룹리사국"은 발문기관이고"1997년도 선진일군표창에 관하여"는 발문사유이고"통지"는 공문종류이다.공문 제목은 공문의 주요 내용을 정확하고 간략하게 개괄해야 한다.공문 표제의 위치는 공문의 첫머리에 있고 본문의 상단 중앙에 있다.

2. 주송기관.상급기관이 하급기관에 대하여 발송한 지시, 통지, 통보 등 공문을 일반발송 공문이라고 하는데, 무릇 산하기관은 모두 수문기관, 즉 공문을 발송하는 주송기관이다;하급 기관이 상급 기관에 보고하거나 지시를 요청하는 공문은 일반적으로 한 개의 주송기관만 쓰고, 만약 다른 기관에 동시에 보고해야 할 경우 채색 베끼기 형식을 가질 수 있다.주송기관은 일반적으로 본문 앞, 제목 아래, 맨 윗줄에 쓴다.

3. 본문.이것은 공문의 주체이며 공문의 구체적인 내용을 서술하는 것으로 공문의 가장 중요한 부분이다.본문의 내용은 발문기관의 관련 방침, 정책정신을 정확하게 전달하고 법력을 써서 간단명료하고 조리가 분명하며 실사구시적이며 문법에 부합되며 지루하고 난잡해서는 절대 안 된다.질문은 한 문장 한 문장으로 해야지, 한 문장으로 일을 세어서는 안 된다.

4. 공문기관.본문 아래에 오른쪽으로 써서 낙관이라고도 한다.발문 기관은 일반적으로 전체 명칭을 써야 한다.도장을 찍을 수도 있고, 공문 기관을 쓰지 않을 수도 있다.기관의 인장은 공문 말미 연월일의 중간에 찍혀 공문 발송기관이 공문에 효력을 발생하는 증빙으로 삼는다.

5. 공문 발송 날짜.공문은 공문이 언제부터 효력을 발생하는지 밝히기 위해 반드시 발문 날짜를 밝혀야 한다.발문 날짜는 공문의 말미, 발문 기관의 아래에 있으며 오른쪽으로 약간 어긋난다.공문 발송 날짜는 반드시 공문 발송 날짜의 전체 명칭을 명확히 써서 향후 고찰 시간에 어려움이 발생하지 않도록 해야 한다.공문 발송 날짜는 일반적으로 지도자가 서명한 날짜를 기준으로 한다.

6. 주제어.일반적으로 문건의 핵심내용을 몇개 어구로 개괄하여 문미발문일자아래에 렬거한다. 례를 들면"인사임면통지","재무관리규정"등은 어구간에 문장부호를 사용하지 않고 눈에 띄는 흑체자로 표시하여 분류하여 보관할수 있도록 한다.

7. 베끼기, 베끼기 단위는 이 공문의 내용을 이해해야 하는 관련 단위를 가리킨다.발송 단위는 상급 기관이 베껴 보고한 것이고, 평급 또는 하급 기관이 베껴 보낸 것이다.베끼기, 베끼기 단위의 명칭은 글의 끝부분, 즉 공문의 마지막 페이지 하단에 열거되어 있다.가지런하고 미관을 위해 문끝부분의 베끼기 사송단위, 인쇄기관과 인쇄발부시간은 일반적으로 모두 상하 두 줄로 구분되며 주제어는 첫 번째 라인에 인쇄되고 문건부수는 두 번째 라인에 인쇄된다.

8. 문서 헤더.정식 공문은 일반적으로 어느 기관의 공문인지 판본이 있다.판두에는 큰 붉은 투자로"× × × × × × × (기관) 문건"을 인쇄하고 아래에 붉은 선 (당의 기관은 붉은 선에 오각별을 더한다) 을 덧붙인다.

9. 공문 번호.일반적으로 기관의 대자, 연호, 순서 번호를 포함한다.례를 들면"국발 [1997] 5호"는 국무원 1997년 제5호 문건을 대표한다."국발" 은 국무원의 대자이고"[1997]"은 연호이다. (연호는 방괄호"[]"를 사용해야 한다.)"5호"는 발문 순서 번호이다.몇 개 기관이 연합하여 공문을 발송하는 경우, 주최 기관의 공문 번호만 명시한다.번호의 위치: 파일 헤더가 있는 경우 헤더 위의 빨간색 선과 헤더 아래의 정중앙 위치에 놓습니다.제목 아래의 오른쪽 모서리에 파일 헤더가 없습니다.번호의 역할: 공문 발송 수량을 통계하여 공문의 관리와 찾기에 편리하도록 하는 데 있다;공문서를 인용할 때 공문서의 코드명으로 사용할 수 있다.

10. 서명인.많은 서류, 특히 지시요청이나 보고는 발급인의 이름을 인쇄하여 발송한 서류에 대해 책임을 져야 한다.서명자는 머리글 부분, 즉 머리글 빨간색 선 오른쪽 위, 번호의 오른쪽 아래에 서체가 번호보다 약간 작아야 한다.일반 형식은 "발급자: × × ×" 입니다.

11. 기밀 등급.기밀공문서는 기밀정도에 따라 기밀등급을 구분하고 각각"극비","기밀","비밀"등 글자를 명기해야 한다.기밀 등급은 공문 발송 기관이 공문 내용에 관련된 기밀 정도에 근거하여 확정하고, 이에 근거하여 그 배달 방식을 확정하여 기밀의 안전을 보장한다.밀급의 위치: 일반적으로 공문서 제목 왼쪽 위의 눈에 잘 띄는 곳에 놓는다.기밀공문서는 또 부수에 따라 번호를 엮어 문서판의 왼쪽 위에 인쇄하여 대조하고 반환할 수 있도록 해야 한다.

12. 긴급정도.이것은 공문 송달과 송달 시한에 대한 요구로서,"급행","긴급","특급"몇 가지로 나뉜다.비상 정도를 표시하는 것은 공문서의 시효를 보장하고 비상 근무 문제의 적시 처리를 보장하기 위해 특별한 주의를 끌기 위한 것이다.긴급도 표시는 일반적으로 제목 왼쪽 위의 뚜렷한 곳에 놓여 있다.

13. 열독범위, 업무수요와 기밀정도에 근거하여 일부 공문은 또 그 발송과 열독범위를 명확히 해야 한다. 일반적으로 공문을 발송한 날짜 아래에 쓰고, 베껴 베껴 베낀 단위 위에 왼쪽으로 치우친 곳에 괄호를 붙인다.예를 들어, "(이 문서는 카운티 연대급으로 발송됨)".행정성, 사무성의 비기밀성 공문, 하급기관의 상급기관에 대한 행문은 모두 특별히 열독범위를 규정할 필요가 없다.

14. 부속서.이것은 본문에 첨부된 문자 자료를 가리키며, 또한 일부 공문의 중요한 구성 부분이기도 하다.첨부 파일은 모든 공문서에 있는 것이 아니라 필요에 따라 일반적으로 본문의 보충 설명이나 참고 자료로 쓰인다.공문에 부속서가 있으면 본문 이후, 발문기관 이전에 부속서의 명칭과 건수를 명기해야 하며,"부속서는 문과 같다"또는"부속서 ×건"만 써서는 안 된다.

15, 기타.공문 문자는 일반적으로 왼쪽에서 가로로 쓸 수 있고 가로로 배열할 수 있다.공문서를 작성하거나 등사하는 것은 일률적으로 만년필이나 붓을 사용하며, 볼펜과 연필을 사용하는 것을 엄금하며, 복사도 하지 말아야 한다.공문지는 보통 16장으로 왼쪽에서 제본한다.

공문서의 행문 관계

행문의 관계는 발문 기관과 수문 기관 간의 관계를 가리킨다.참고:

1. 하급기관은 일반적으로 직접적인 예속관계에 따라 글을 행해야지 등급을 초과하여 글을 행해서는 안 된다.

2. 행문 일반: 평행 또는 서로 예속되지 않는 기관 간에는 평행문 (예를 들면 서한, 통지 등) 을 사용해야 하며, 상행문 (예를 들면 지시, 보고 등) 을 사용할 수 없으며, 하행문 (예를 들면 명령, 지시, 결정 등) 을 사용할 수 없다.

3. 주송기관과 사송기관을 구분해야 한다.상급기관에 지시를 청하고 하급기관에 동시에 베끼지 말아야 한다.하급 기관에 보내는 중요한 행문은 직접 상급 기관에 베껴 보낼 수 있다.이중지도를 받은 단위는 상급기관에 지시를 청하면 내용에 근거하여 주송기관과 초보기관을 명기하고 주송기관이 청구한 문제에 대해 책임지고 회답하여야 한다.상급 기관은 이중 지도를 받는 단위에 공문을 보낼 때 다른 상급 기관에 베껴 보내야 한다.

4. 당정이 구분되지 않는 현상에 주의해야 한다.당무와 정무 사항은 각각 문장을 행해야 하며, 무릇 정부 방면의 업무는 정부 명의로 문장을 행해야 한다;무릇 당위원회 방면에 속하는 업무는 당위원회 명의로 글을 써야 한다.

공문서 작성의 기본 요구

서로 다른 종류의 공문서는 서로 다른 구체적인 요구와 작성 방법을 가지고 있지만, 어느 종류의 공문서든 반드시 다음과 같은 공통점을 이루어야 한다.

1. 당과 국가의 방침정책, 법률법령과 상급기관의 관련 규정에 부합하여야 한다.

2. 객관적인 실제에 부합하고 사업법칙에 부합되여야 한다.

3. 공문서의 작성과 수정은 반드시 적시에, 신속해야 하며, 질질 끌고, 적체하는 것을 반대한다.

4. 문장은 반드시 정확하고 엄밀하며 선명하고 생동감이 있어야 한다.몇 가지 주의: (1) 조리가 명확해야 한다.공문의 내용은 주인이 있어야 하고 순서가 있어야 하며 강령도 있고 항목도 있어야 하며 차원이 분명하고 중심이 두드러져 일목요연하다.(2) 문자는 정련해야 하고 편폭은 간단해야 한다.(3) 단어의 구절을 정확하게 구사해야 한다.공문서는 표현법, 분수를 중시해야 하며, 어휘와 용어는 객관적인 실제를 정확하게 반영하여 문장이 그 일과 같고, 적절하게 해야 한다.(4) 론리는 론리에 부합되여야 한다.공문서의 관점은 명확해야 하고, 개념은 정확해야 하며, 애매모호하고, 애매모호하며, 잘못된 뜻을 낳고, 업무를 지체해서는 안 된다.(5) 문장을 만들 때는 문법에 부합되고 통속적이며 이해하기 쉬우며 수사에 주의해야 한다.그 뜻을 이해하기 어려운 줄임말을 함부로 만들지 말고, 평소에 약칭을 사용하는 일부 단위에 대해서는 전칭을 사용해야 한다.(6) 문장부호를 정확하게 사용한다.(7) 순서 번호 [1, (1), 1, (1)]를 올바르게 사용합니다.

5. 비밀유지제도의 요구에 부합되여야 한다.

공문서의 종류

공문서의 종류를 문종이라고 약칭한다.1981년 2월에 국무원 판공청이 발표한 은 국가행정기관의 공문을 9가지 15가지, 즉 명령, 명령, 지령, 결정, 결의, 지시, 포고, 공고, 통고, 통지, 통보, 보고, 청구, 회답, 서한으로 귀납했다.이러한 문종의 근시안 행문 관계, 문건의 행방은 상행문, 평행문, 하행문으로 나눌 수 있다:

상행문-하급기관이 소속 상급기관에 보내는 공문, 예를 들면 청구, 보고.

평행문-평행기관 또는 서로 예속되지 않은 기관 간의 공문, 예를 들면 통지, 서한.

하행문-상급기관이 소속 하급기관에 대한 공문, 예를 들면 명령, 명령, 지령, 결정, 결의, 지시, 포고, 공고, 통고, 통지, 통보, 회답 등.

연화그룹과 각 구성원 기업의 사용 빈도가 비교적 높은 문종은 지시요청, 보고, 통지, 통보, 서한 등 다섯 가지뿐이다.

요청 및 보고

1. 지시를 청하다.지시요청은 주관 상급기관에 어떤 업무나 문제에 대한 지시, 회답, 심사비준을 청구할 때 사용하는 공문이다.지시요청과 보고의 차이: 지시요청은 상급기관에 회답을 요구하는 문건이고, 보고는 회답을 요구하지 않는 문건이다.

(1) 어떤 일을 지시를 받아야 합니까?

일반적으로 상부에 지시를 청하는 모든 문제는 다음과 같은 몇가지 상황에 속해야 한다.

1. 주관상급단위가 반드시 지시를 청하여 비준을 받아야 처리할수 있다고 명확히 규정한 사항에 속한다.

2. 현행 방침, 정책, 법령, 규정, 제도 등에 대해 잘 모르며 상급단위의 명확한 회답이 있어야 처리할 수 있는 사항.

3. 업무 중에 새로운 상황이 발생하였고, 규칙이 없으며, 상급자가 명확히 지시해야만 처리할 수 있는 사항이 있다.

4. 상황이 특수하여 현행 규정을 집행하기 어려우므로 상급의 재지시를 받아야 처리할 수 있는 사항.

5. 의견이 갈라져 통일할 수 없고 일하기 어려우므로 상급의 재결이 있어야만 처리할 수 있는 사항.

6. 규칙이 있고 법에 의거하여 사업을 전개할수 있지만 사유가 중대하므로 사업중의 실수를 방지하기 위하여 상급에서 심사한 사항을 지시하여야 한다.

7. 상부의 명문규정에 따라 하나의 임무를 완수하려면 상부에 보고하여 심사해야 할 관련 사항.

(2) 지시요청서를 작성할 때 파악해야 할 세가지 요령:

1. 지시요청 사유를 상세하고 정확하게 기재한다.제목뿐만 아니라 본문에 어떤 문제를 요청하고 왜 상급자에게 요청해야 하는지도 정확히 써야 한다.지시 요청 사항은 상급자가 제때에 회답할 수 있도록 전문적으로 다루어야 한다.

2. 본 단위에서 이 문제 해결에 대한 의견을 명확히 제출하여 상급자가 참고하도록 한다.의견은 합리적이고 근거가 있어야 하며, 필요할 때 관련 현행 정책, 규정 조문을 인용하여 증명할 수 있다.만약 본 부서의 의견이 갈라진다면, 각각 진술해야 한다.